Identification of the personal data controller: Femme Palette s.r.o., ID no. 10995587, with its registered seat at Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, registered in the Commercial Register kept by the Municipal Court in Prague under No. C 352011 (hereinafter also referred to as "we").
This document is to inform all persons who wish to use our mentoring services, whether you are:
The processing of personal data is governed by Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (“GDPR”).
We operate a mentoring platform available at: https://www.femmepalette.com („Platform“), and we are also creating a community where we organize networking events, mentoring and other activities („Community“).
In this document, we would like to inform you about what personal data we process, for what purposes, what entitles us to do so, with whom personal data are shared or what rights you have as a data subject in relation to the GDPR.
If you are our customers - companies that have ordered a mentoring program for your employees, and we also provide you with reporting services, we act as data processors for this reporting.
Information on the use of cookies and similar technologies is available under cookies bar by clicking on “Show details” or by clicking on Cookies picture in the right footer of the Platform.
A. PERSONAL DATA PROCESSED
This information about processing of personal data covers generally all situations in which we may process personal data. For this reason, we have divided the personal data we process into basic categories and also according to the individual persons about whom we process personal data.
Mentors
If you are a mentor, we process the following categories of personal data:
We collect personal data about you directly from you, or you may be referred by third parties via the "nominate a mentor" form. Certain personal data may be required on a mandatory basis (in particular those required to enter into an agreement and to establish cooperation). Such personal data will always be appropriately marked as mandatory. It is not possible to establish cooperation without providing them.
Mentees
If you are a mentee, i.e., a person interested in receiving mentoring services from our mentors who operate on the Platform or under our header, we will process the following categories of personal data:
We collect personal data about you directly from you through the forms available on the Platform website. Some personal data are mandatory, without which it is not possible to establish mutual cooperation. Mandatory data are always appropriately marked.
Event visitors, Community members, newsletter subscribers
If you participate in our events, are a member of our Community, or simply subscribe to our newsletter, the following categories of personal data may be processed:
We collect personal data about you directly from you through the forms available on the Platform website. Some personal data are mandatory, without which it is not possible to establish mutual cooperation. Mandatory data are always appropriately marked.
B. PURPOSES OF THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
We may process your personal data for several different purposes, and there may be overlapping purposes. For clarity, we have divided the purposes according to the part of our services where the processing occurs.
Mentors and mentees
B.1. Making the Platform available and providing services related to the Platform
We primarily process personal data in order to provide you with our Platform and access its functionalities, to ensure your participation on the Platform and, if you are a mentor, to disclose your information to mentees and vice versa, and subsequently to ensure communication between you and each other. Furthermore, this purpose also includes processing, on the basis of which we will select a suitable mentor and connect you with him. This purpose is primary to our Platform, as it is for this reason that the Platform operates. Part of making the Platform available also includes linking your email address to our Slack community.
For this purpose, we process Identification information, Contact information, Address Information, Other Information related to the provision of mentoring services (mentor), Other Information related to your person (mentee), Billing and Payment Information, User content on the Platform.
We may also provide your personal data to our partners who help us process your payments. In addition, data may be disclosed to other recipients listed below.
The legal basis for this processing is the performance of a contract between you and us and the need to take steps before entering into the contract or, where you are not directly party to that contract (if you are, for example, an employee of the customer), our legitimate interest in the performance of any contract entered into. In such case, the contract is concluded when you confirm our terms of use on the Platform.
The data are processed for the duration of the concluded contract and for the period necessary for the performance of the obligations under such contract.
A specific right that is related to the Platform is the possibility to delete a user account in this Platform, i.e., to exercise the right of deletion. This can be exercised through the settings on the Platform, where you can select the option to delete the account. In this case, the mentoring services, or your services (if you are a mentor) will not be terminated, only the Platform will no longer be used for that mentoring. If you are a mentor, the deletion of the user account will occur at the time the mentoring program for the mentees to which you are assigned ends.
B.2. Protection of rights and entitlements when providing the Platform and individual services through the Platform
When using the Platform, mentors and mentees exchange information and provide mentoring services (we do not provide mentoring services). Therefore, we may use personal information on the Platform to protect our own rights. Although we try to avoid these situations, various claims may arise while using the Platform, whether you are a mentor or a mentee. You may suspect improper service provided by a mentor, it may not meet your expectations, you may have technical issues with the Platform itself, or illegal content may be shared within the Platform, etc. For this reason, we also process your personal data on the Platform to protect our own legal claims.
For this purpose, we process Identification information, Contact information, Address Information, Other Information related to the provision of mentoring services (mentor), Other Information related to your person (mentee), Billing and Payment Information, User Content on the Platform.
The legal basis for this processing is our legitimate interest in protecting our rights and claims. The data is processed until a maximum of 10 years after the termination of the concluded contract (or longer in the event of a dispute). The specific storage period for personal data in the case of individual disputes will vary according to the type of dispute and its severity.
B.3. Fulfilment of legal obligations
Whether you are a mentor or a mentee, we may also process your personal data to comply with our legal obligations, particularly in the areas of accounting and tax. At the same time, we need to be prepared to provide assistance to government authorities if we are required to do so by law.
For this purpose, we process Identification information, Contact information, Address Information, Billing and Payment Information, User content on the Platform. The specific scope will always vary according to the specific legal obligation.
The legal basis for this processing is the performance of our legal obligations. The data are processed for the period of time required by law.
Mentors
If you are a mentor, the other purposes for which we process your personal data are as follows:
B.4. Promoting and making your services available
Because we value our cooperation, we also use your data to promote you on the Platform and to make your profile available on the Platform, social media and other places where we can promote you as a mentor.
For this purpose, we process Identification information, Contact information, Address Information, Other Information related to the provision of mentoring services, User Content on the Platform.
The legal basis for this processing is your consent, which you provide as part of the form you fill in on the Platform and which you can subsequently withdraw at any time in the settings of your user account on the Platform by clicking the check-box "I agree to my mentor profile being published on the website and social networks".
You grant your consent for the duration of the mutual contractual relationship, i.e., for the duration of your user profile on the Platform. If you withdraw your consent, we will stop processing your personal data for this purpose. However, the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing prior to its granting.
B.5. Publication of medallions and testimonials
We may also post information about you as a mentor within the Platform website in connection with the presentation of your services, testimonials, to promote our Platform and the services offered by individual mentors and our membership.
For this purpose, we process Identification information, Contact information, Other Information related to the provision of mentoring services, Photos and videos within testimonials and reviews.
The legal basis for this processing is our legitimate interest in supporting and promoting our services and the Platform or Community. However, we will always confirm with you in advance whether we can include you in testimonials.
Personal data are processed for the duration of the cooperation, or after the end of the cooperation with you as a mentor, we will keep the testimonial published until you tell us that you no longer want to be listed.
Processing in connection with our Community and events
B.6. Provision of services related to the Community and organised events
On the Platform website you can purchase paid membership, or buy tickets to our events, or join the Community for free. In all these cases, we will process personal data for the purpose of organising such events, making the Community available, and communicating with you as a customer.
For this purpose, we process your Identification Information, Contact Information, Billing and Payment Information, Other Data relating to your person, Information that you provide to us when filling in our forms.
We may also share your personal information with our partners who help us process your payments.
The legal basis for this processing is the performance of a contract between you and us and the need to take steps before entering the contract or, where you are not directly party to that contract (if you are, for example, an employee of the customer), our legitimate interest in the performance of any contract entered into. In such a case, the contract is formed when you confirm our terms and conditions on completion of the order process.
The data are processed for the duration of the concluded contract and for the period necessary for the performance of the obligations under such contract.
B.7. Protection of rights and entitlements when providing Community services and organising events
Various claims, complaints and legal defects may also arise in the provision of our services. Therefore, we may use personal information to protect our own rights. For this reason, we also process your personal data on the Platform to protect our own legal claims.
For this purpose, we process your Identification Information, Contact Information, Billing and Payment Information, Other Information relating to your person, Information that you provide to us when filling in our forms.
The legal basis for this processing is our legitimate interest in protecting our rights and claims. The data are processed until a maximum of 10 years after the end of the concluded contract - the order sent (or even longer in the event of a dispute). The specific period of storage of personal data in the case of individual disputes will vary according to the type of dispute and its severity.
B.8. Fulfilment of legal obligations
As membership of the Community or our events may be paid for, we will also process your personal data in order to comply with our legal obligations, particularly in the areas of accounting and tax. At the same time, we need to be prepared to provide assistance to government authorities if we are required to do so by law.
For this purpose, we process your Identification Information, Contact Information, Billing and Payment Information, Other Information relating to your person, Information that you provide to us when filling in our forms. The specific scope may vary according to the requirements set by law.
The legal basis for this processing is the performance of our legal obligations. The data are processed for the period of time required by law.
B.9. Promotion of our activities
Photographs and other materials, including videos, may be taken during the activities we organise. These materials may contain your personal data, but only to the extent necessary and appropriate to the activities being carried out. Your personal data are used for sharing on social media, in newsletters and other communication channels.
For this purpose, we process photographs and other materials from events.
The legal basis for this processing is our legitimate interest, which is to support our own activities and to promote our individual activities. The data are processed for a maximum period of 10 years from the publication of the photograph, or for a period of time that we mutually agree.
In the course of our activities, situational photographs and recordings may be taken which may capture your likeness. In this case, we will not further process your personal data in any way, in which case you can still make claims in accordance with Act No. 89/2012 Coll., Civil Code.
You can also object to processing under this document at any time if personal data are processed.
Other activities
B.10. Newsletters and other business email communications
We may also process your personal data in order to send you newsletters and other communications that promote our brand and help us build our Community. However, these email communications are above and beyond the scope of our contractual obligations and sending emails in the course of our contractual obligations falls within the purposes set out in B.1 and B.6 of this Information on the processing of personal data.
For this purpose, we process your Contact information, specifically your e-mail address. You can subscribe to the newsletter, for example, by filling in the Community form or by using the separate newsletter subscription box.
The legal basis for this processing is the consent to receive newsletters that you have given by subscribing to the newsletter listed on our website, or the legitimate interest of direct marketing, assuming that you have become part of our Community or we have entered into another contractual relationship together.
Personal data are processed for a period of 5 years from the date of obtaining the data or obtaining consent to receive commercial communications. You can opt-out of receiving emails at any time, in every single email you receive.
B.11. Platform Operation and Security (Necessity)
We process your personal data for the operation of the Platform and its security, i.e. for the presentation of information on the Platform, the internal functioning of the Platform, your identification as a user when using the Platform and on repeat visits, and to ensure your security.
For this purpose, we also process technical files that may be stored on your device with which you access the Platform.
The legal basis for this processing is our legitimate interest in the proper functioning and safe operation of our Platform. The data are generally processed for the duration of your visit to the Platform, up to a maximum of 1 year from the date of collection.
B.12. Ensuring communication
Through our Platform, you can contact us via our Chat Bot, you can use our contact email, fill out one of our forms, etc. Subsequently, communication between you and us can take place. In this case, we will process your personal data specifically for the purpose of ensuring mutual communication.
For this purpose, we process your Identification Data, Contact Data, Data you provide us when filling in our forms.
The legal basis is our legitimate interest in ensuring communication with you. The personal data are stored for the time necessary for the processing of the mutual communication or, if a contractual relationship is established, for the duration of the contractual relationship (see other purposes).
B.13: Provision of e-books and other materials on the Platform
In the event that you request any materials from us that we have available on the Platform, we will process your email address to send those materials to your email.
For this purpose, we will process your Contact Information (e-mail).
The legal basis is your consent, which you give by clicking the button to send the e-book or other materials to your e-mail address. You give your consent for a period of 5 years from the date of consent. You can also withdraw it at any time either in the email itself that was delivered to you or by contacting us at the email address listed in section D of this Information on the processing of personal data. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the consent before it was given.
C. SHARING OF PERSONAL DATA
As a data controller, we determine the above purposes for which we obtain and process your personal data, choose the means of processing your data and are responsible for the proper processing of such data.
However, we may also share your personal data with other parties (whether legal or natural) in the course of individual processing activities. These other persons are called recipients of personal data. These may be both processors and other controllers with whom personal data are shared, and we always explain for each recipient the purposes for which such sharing takes place:
In addition to this, we may share your personal data with certain third parties as data controllers where we are obliged to do so under the relevant legislation (in particular administrative authorities, police authorities and judicial authorities) in the context of the purpose of "Fulfilling legal obligations". Similarly, we may be required to share your data with persons who claim to have been harmed by your conduct.
Where we share your personal data with controllers and processors in third countries (outside the EEA), we only do so where there is a decision by the European Commission that a particular country outside the EEA provides an adequate level of data protection, including where controllers or processors have adopted additional data protection measures such as Binding Corporate Rules (BCR) or Standard Contractual Clauses (SCC).
D. YOUR RIGHTS IN PROCESSING AND THE POSSIBILITY OF EXERCISING THEM
Just as we have rights and obligations when processing your personal data, you also have certain rights when we process your personal data as set out in the following paragraphs. You have the right to (i) request access to your personal data; (ii) withdraw your consent; (iii) request to rectification of your personal data; (iv) request erasure of your personal data; (v) request restriction of the processing of your personal data; (vi) request portability of your personal data; (vii) object to the processing of your personal data; or (viii) lodge a complaint with the relevant supervisory authority.
In all matters related to the processing of your personal data, whether it is a question, the exercise of rights, sending a complaint to our hands, etc., you can contact us at contact@femmepalette.com.
Your request will be processed without undue delay, at most within 1 month. In exceptional cases, in particular due to the complexity of your request, we are entitled to extend this period by a further 2 months. We will, of course, always inform you of any such extension and the reason for it.
You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority as described below.
D.1. Right of access
You have the right to obtain confirmation from us as to whether or not we are processing your personal data.
If we process your personal data, you also have the right to request access to information about the purpose and scope of the processing, the recipients of the data, the duration of the processing, the right to rectification, erasure, restriction of processing and to object to the processing, the right to lodge a complaint with a supervisory authority and the sources of the personal data (this information is already provided in this document).
You can also ask us for a copy of the personal data we process. We provide the first copy free of charge; further copies may be subject to a fee. The scope of the data provided may be limited so as not to interfere with the rights and freedoms of others.
D.2. Right to withdraw consent
You have the right to withdraw your consent to the processing of personal data at any time. However, the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing prior to such consent, nor does it lead to the termination of the processing of personal data that has already been anonymized.
D.3. Right to rectification
You have the right to request us to correct inaccurate personal data concerning you. Depending on the purpose of the processing, you may also have the right to have incomplete personal data completed, including by providing an additional declaration.
D.4. Right to erasure (right to be forgotten)
You have the right to request the deletion of your personal data in cases where:
However, you cannot exercise this right where the processing is necessary for compliance with our legal obligations or tasks entrusted to us in the public interest or for the establishment, exercise, or defense of legal claims.
D.5. Right to restriction of processing
You have the right to request restriction of the processing of your personal data in cases where:
D.6 Right to portability
You have the right to obtain a copy of your personal data that we process by automated means on the basis of your consent or for the performance of a contract. We will transmit this data in a commonly used and machine-readable format to you or to a controller designated by you, if technically feasible. The scope of the data provided may be limited so as not to interfere with the rights and freedoms of others.
D.7. Right to object
You have the right to object to the processing of your personal data that we process on the basis of our legitimate interest. We will stop processing your data if there are no other overriding reasons for processing or if the processing is not necessary for the establishment, exercise, or defence of legal claims or if you object to processing for direct marketing purposes.
E. Right to file a complaint
In addition to the possibility of exercising your rights with our company, you can also file a complaint with the relevant supervisory authority, which is the Office for Personal Data Protection located at Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7.
F. Changes to this information
This information on the processing of personal data is effective from 1. 12. 2023.
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Identifikace správce osobních údajů: Femme Palette s.r.o., IČO: 10995587, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 352011 (dále také „my“).
Tímto dokumentem informujeme všechny osoby, které chtějí využívat naše mentoringové služby, ať už jste:
Zpracování osobních údajů se řídí Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“).
Provozujeme platformu určenou pro mentoring, která je dostupná na adrese: https://www.femmepalette.com („Platforma“), a také vytváříme komunitu, v rámci které organizujeme networkingové akce, mentoring a další aktivity („Komunita“).
V tomto dokumentu vás chceme seznámit s tím, jaké osobní údaje zpracováváme, pro jaké účely, co nás k tomu opravňuje, s kým jsou osobní údaje sdíleny či jaká máte práva jako subjekt údajů v souvislosti s GDPR.
Pokud jste naši zákazníci – firmy, které si objednaly mentoringový program pro vaše zaměstnance, a zároveň vám poskytujeme reportingové služby, vystupujeme jako tzv. zpracovatelé osobních údajů pro tento reporting.
Informace o užívání cookies a obdobných technologií jsou obsaženy v cookies liště pod záložkou více detailů, případně kliknutím na obrázek souboru cookies v patičce na pravé straně Platformy.
A. ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE
Tyto informace o zpracování osobních údajů upravují obecně všechny situace, ve kterých můžeme zpracovávat osobní údaje. Z tohoto důvodu jsme rozdělili zpracovávané osobní údaje do základních kategorií, a také dle jednotlivých osob, o kterých osobní údaje zpracováváme.
Mentoři
Pokud jste mentoři, zpracováváme následující kategorie osobních údajů:
Osobní údaje o vás získáváme přímo od vás, nebo vás také mohou doporučit třetí osoby, a to prostřednictvím formuláře „nominujte mentora“. Některé osobní údaje mohou být povinně vyžadovány (zejména ty, které jsou potřebné pro uzavření vzájemné smlouvy a navázání spolupráce). Takové osobní údaje vždy budou náležitě označeny jako povinné. Bez jejich poskytnutí není možné spolupráci navázat.
Mentees
Pokud jste mentees, tedy osoby, které mají zájem o mentoringové služby od našich mentorů, kteří působí na Platformě či pod naší hlavičkou, budeme zpracovávat následující kategorie osobních údajů:
Osobní údaje o vás získáváme přímo od vás, a to prostřednictvím formulářů dostupných na webových stránkách Platformy. Některé osobní údaje jsou povinné, přičemž bez nich není možné navázat vzájemnou spolupráci. Povinné údaje jsou vždy náležitě označeny.
Návštěvníci akcí, členové Komunity, odběratelé newsletteru
Pokud se účastníte našich akcí, jste členy naší Komunity, nebo třeba jen odebíráte newsletter, mohou být zpracovávány následující kategorie osobních údajů:
Osobní údaje o vás získáváme přímo od vás, a to prostřednictvím formulářů dostupných na webových stránkách Platformy. Některé osobní údaje jsou povinné, přičemž bez nich není možné navázat vzájemnou spolupráci. Povinné údaje jsou vždy náležitě označeny.
B. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat pro několik různých účelů, přičemž osobní údaje se mohou pro jednotlivé účely překrývat. Pro přehlednost jsme účely rozdělily podle toho, v jaké části našich služeb ke zpracování dochází.
Mentoři a mentees
B.1. Zpřístupnění Platformy a poskytování služeb spojených s Platformou
Osobní údaje primárně zpracováváme, abychom vám mohli poskytnout naši Platformu a zpřístupnit její funkcionality, zajistit vaši účast v Platformě, a pokud jste mentoři, zveřejnit vaše informace mentees a naopak, a následně zajistit vzájemnou komunikaci mezi vámi navzájem. Dále pod tento účel spadá také zpracování, na základě kterého vám vybereme vhodného mentora a propojíme vás. Tento účel je primární pro naši Platformu, neboť právě z tohoto důvodu Platforma funguje. Součástí zpřístupnění Platformy je také propojení vaší e-mailové adresy s naší Slack komunitou.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Adresní údaje, Další údaje týkající se poskytování mentoringových služeb (mentor), Další údaje týkající se vaší osoby (mentee), Fakturační a platební údaje, Uživatelský obsah v Platformě.
Vaše osobní údaje můžeme rovněž poskytnout našim partnerům, kteří nám pomáhají se zpracováním vašich plateb. Dále mohou být údaje zpřístupněny dalším příjemcům uvedeným níže.
Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi a nezbytnost učinit kroky před uzavřením smlouvy, nebo v případě, kdy nejste přímo stranou této smlouvy (pokud jste např. zaměstnanci zákazníka), náš oprávněný zájem na plnění jakékoli uzavřené smlouvy. Smlouva v takovémto případě je uzavřena ve chvíli, kdy potvrdíte naše podmínky užívání na Platformě.
Údaje jsou zpracovány po dobu uzavřené smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy.
Specifické právo, které souvisí s Platformou je možnost smazat uživatelský účet v této Platformě, tedy uplatnit právo na výmaz. To lze uplatnit prostřednictvím nastavení v Platformě, kde si můžete zvolit možnost smazat účet. V takovém případě nedochází ke skončení poskytování mentoringových služeb či vašich služeb (pokud jste mentor), jen pro daný mentoring nebude nadále využívána daná Platforma. Pokud jste mentor, k odstranění uživatelského účtu dojde ve chvíli, kdy skončí mentoringový program pro mentees, u kterých jste přiřazeni.
B.2. Ochrana práv a nároků při poskytování Platformy a jednotlivých služeb přes Platformu
Při užívání Platformy dochází mezi mentory a mentees k výměně informací a poskytování mentoringových služeb (my mentoringové služby neposkytujeme). Proto můžeme využívat osobní údaje v Platformě k ochraně vlastních práv. Ač se snažíme těmto situacím předcházet, v průběhu využívání Platformy může dojít k vznášení různých nároků, ať už jste mentoři či mentees. Můžete mít podezření na nesprávně poskytované služby ze strany mentora, nemusí naplňovat vaše očekávání, můžete mít technické problémy s Platformou samotnou, nebo může být v rámci Platformy sdílen nezákonný obsah apod. Z tohoto důvodu zpracováváme vaše osobní údaje v Platformě také za účelem ochrany vlastních právních nároků.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Adresní údaje, Další údaje týkající se poskytování mentoringových služeb (mentor), Další údaje týkající se vaší osoby (mentee), Fakturační a platební údaje, Uživatelský obsah v Platformě.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na ochraně našich práv a nároků. Údaje jsou zpracovávány maximálně do uplynutí 10 let od ukončení uzavřené smlouvy (popř. v případě zahájení sporu i déle). Konkrétní doba uložení osobních údajů v případě jednotlivých sporů se bude lišit dle typu sporu a jeho závažnosti.
B.3. Plnění právních povinností
Ať už jste mentor nebo mentee, můžeme také zpracovávat vaše osobní údaje, abychom splnili naše právní povinnosti, zejména v oblasti účetní a daňové. Současně potřebujeme být připraveni poskytovat součinnost státním orgánům, pokud k tomuto budeme povinni podle zákona.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Adresní údaje, Fakturační a platební údaje, Uživatelský obsah v Platformě. Konkrétní rozsah se bude vždy lišit dle konkrétní právní povinnosti.
Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností. Údaje jsou zpracovány po dobu stanovenou právními předpisy.
Mentoři
Pokud jste mentorem, další účely, pro které zpracováváme vaše osobní údaje, jsou následující:
B.4. Propagace a zpřístupnění vašich služeb
Jelikož si vážíme vzájemné spolupráce, využíváme vaše údaje také k tomu, abychom vás propagovali na Platformě a zpřístupnili váš profil v Platformě, na sociálních sítích a dalších místech, kde můžeme propagovat vás jako mentora.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Adresní údaje, Další údaje týkající se poskytování mentoringových služeb, Uživatelský obsah v Platformě.
Právním základem pro toto zpracování je váš souhlas, který poskytujete v rámci vyplňovaného formuláře na Platformě a následně jej můžete kdykoliv odvolat v nastavení svého uživatelského účtu v Platformě, a to odkliknutím check-boxu „Souhlasím s tím, aby byl můj profil mentora zveřejněn na stránkách a sociálních sítích“.
Souhlas udělujete na dobu trvání vzájemného smluvního vztahu, tedy na dobu existence vašeho uživatelského profilu v Platformě. Pokud souhlas odvoláte, přestaneme osobní údaje pro tento účel zpracovávat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování před jeho udělením.
B.5. Zveřejnění medailonků a testimoniálů
V rámci webových stránek Platformy můžeme zveřejnit také informace o vás jako mentorech v souvislosti s prezentací vašich služeb, testimoniály, a to za účelem, abychom propagovali naši Platformu a služby, které nabízí jednotliví mentoři a naše členství.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Další údaje týkající se poskytování mentoringových služeb, Fotografie a videa v rámci testimoniálů a recenzí.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, který spočívá v podpoře a propagaci našich služeb a Platformy, či Komunity. Dopředu si však s vámi vždy potvrdíme, zda vás můžeme v rámci testimoniálů uvést.
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu vzájemné spolupráce, případně po skončení spolupráce s vámi jako mentorem budeme testimoniál mít zveřejněn po dobu, dokud nám nesdělíte, že již nadále nechcete být uvedeni.
Zpracování v souvislosti s naší Komunitou a akcemi
B.6. Poskytnutí služeb spojených s Komunitou a organizovanými akcemi
Na webové stránce Platformy si můžete zakoupit placené členství, případně si zakoupit vstupenky na naše akce, nebo se zapojit také zcela zdarma do Komunity. Ve všech těchto případech budeme zpracovávat osobní údaje právě za účelem zajištění organizace takové akce, zpřístupnění Komunity, zajištění komunikace s vámi jako zákazníky.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Fakturační a platební údaje, Další údaje týkající se vaší osoby, Údaje, které nám zadáte při vyplňování našich formulářů.
Vaše osobní údaje můžeme rovněž poskytnout našim partnerům, kteří nám pomáhají se zpracováním vašich plateb.
Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi a nezbytnost učinit kroky před uzavřením smlouvy, nebo v případě, kdy nejste přímo stranou této smlouvy (pokud jste např. zaměstnanci zákazníka), náš oprávněný zájem na plnění jakékoli uzavřené smlouvy. Smlouva v takovémto případě je uzavřena ve chvíli, kdy potvrdíte naše podmínky při dokončení objednávkového procesu.
Údaje jsou zpracovány po dobu uzavřené smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy.
B.7. Ochrana práv a nároků při poskytování služeb Komunity a organizování akcí
Při poskytování našich služeb může také dojít ke vzniku různých reklamací, stížností a právních vad. Proto můžeme využívat osobní údaje k ochraně vlastních práv. Z tohoto důvodu zpracováváme vaše osobní údaje v Platformě také za účelem ochrany vlastních právních nároků.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Fakturační a platební údaje, Další údaje týkající se vaší osoby, Údaje, které nám zadáte při vyplňování našich formulářů.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na ochraně našich práv a nároků. Údaje jsou zpracovávány maximálně do uplynutí 10 let od ukončení uzavřené smlouvy – odeslané objednávky (popř. v případě zahájení sporu i déle). Konkrétní doba uložení osobních údajů v případě jednotlivých sporů se bude lišit dle typu sporu a jeho závažnosti.
B.8. Plnění právních povinností
Jelikož může být členství v Komunitě či na našich akcích placené, budeme také zpracovávat vaše osobní údaje, abychom splnili naše právní povinnosti, zejména v oblasti účetní a daňové. Současně potřebujeme být připraveni poskytovat součinnost státním orgánům, pokud k tomuto budeme povinni podle zákona.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Fakturační a platební údaje, Další údaje týkající se vaší osoby, Údaje, které nám zadáte při vyplňování našich formulářů. Konkrétní rozsah se může lišit dle požadavků stanovených zákonem.
Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností. Údaje jsou zpracovány po dobu stanovenou právními předpisy.
B.9. Propagace naší činnosti
V průběhu aktivit, které organizujeme mohou být pořizovány fotografie a další materiály, včetně videí. Tyto materiály mohou obsahovat vaše osobní údaje, a to vždy však pouze v nezbytném rozsahu, který odpovídá prováděným aktivitám. Vaše osobní údaje jsou využívány pro sdílení na sociálních sítích, v informačních zprávách, v newsletterech a dalších komunikačních kanálech.
Za tímto účelem zpracováváme Fotografie a další materiály z akcí.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, který spočívá v podpoře vlastní činnosti a propagaci jednotlivých aktivit. Údaje jsou zpracovávány maximálně po dobu 10 let od zveřejnění fotografie, případně po dobu, kterou si společně dohodneme.
V průběhu našich aktivit může docházet k pořizování situačních fotografií a záznamů, při kterých může být zachycena vaše podoba. V takovém případě nebudeme nijak dále zpracovávat vaše osobní údaje, přičemž stále můžete uplatnit nároky v souladu se zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
Kdykoliv také můžete uplatnit námitky proti zpracování dle tohoto dokumentu, pokud dochází ke zpracování osobních údajů.
Ostatní činnosti
B.10. Newslettery a další obchodní e-mailová komunikace
Vaše osobní údaje můžeme také zpracovávat za účelem, abychom vám zasílali newslettery a jiná sdělení, které podporují naši značku a pomáhají nám budovat naši Komunitu. Tato e-mailová komunikace je však nad rámec plnění smluvních povinností, přičemž zasílání e-mailů v rámci plnění smluvních povinností spadá pod účely uvedené v B.1 a B.6 těchto informací o zpracování osobních údajů.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Kontaktní údaje, konkrétně vaši e-mailovou adresu. K newsletteru se můžete přihlásit například prostřednictvím vyplnění formuláře o zapojení do Komunity, nebo prostřednictvím samostatného políčka pro odběr newsletteru.
Právním základem pro toto zpracování je souhlas se zasíláním newsletterů, který jste udělili prostřednictvím přihlášení k newsletteru uvedeném na našich webových stránkách, případně oprávněný zájem, který spočívá v přímém marketingu, a to za předpokladu, že jste se stali součástí naší Komunity, nebo jsme společně uzavřeli jiný smluvní vztah.
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let od získání údajů, či získání souhlasu se zasíláním obchodních sdělení. Odesílání e-mailů můžete kdykoliv odmítnout, a to v každém jednotlivém e-mailu, který vám přijde.
B.11. Provoz Platformy a její bezpečnost (nezbytnost)
Vaše osobní údaje zpracováváme pro provoz Platformy a její bezpečnost, tj. pro prezentaci informací na Platformě, vnitřní fungování Platformy, vaší identifikaci jako uživatele při užívání Platformy a při opakovaných návštěvách, a dále pro zajišťování vaší bezpečnosti.
Za tímto účelem zpracováváme také technické soubory, které mohou být uloženy do vašeho zařízení, se kterým přistupujete k Platformě.
Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na řádném fungování a bezpečném provozu naší Platformy. Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu vaší návštěvy na Platformě, nanejvýše po dobu 1 roku od jejich získání.
B.12. Zajištění komunikace
Prostřednictvím naší Platformy nás můžete kontaktovat prostřednictvím našeho Chat Bota, můžete využít kontaktní e-mail, vyplnit některý z formulářů apod. Následně může probíhat vzájemná komunikace mezi vámi a námi. V takovém případě budeme zpracovávat vaše osobní údaje právě pro účely zajištění vzájemné komunikace.
Za tímto účelem zpracováváme vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje, které nám zadáte při vyplňování našich formulářů.
Právním základem je náš oprávněný zájem, který spočívá v zajištění komunikace s vámi. Osobní údaje jsou uloženy po dobu nezbytnou pro vyřízení vzájemné komunikace, případně, pokud dojde k navázání smluvního vztahu, po dobu trvání tohoto smluvního vztahu (viz další účely).
B.13. Poskytování e-booků a dalších materiálů na Platformě
V případě, že budete od nás chtít jakékoliv materiály, které máme dostupné na Platformě, budeme zpracovávat vaši e-mailovou adresu pro zaslání těchto materiálů na váš e-mail.
Za tímto účelem budeme zpracovávat vaše Kontaktní údaje (e-mail).
Právním základem je váš souhlas, který udělujete zakliknutím tlačítka pro zaslání e-booku či jiných materiálů na e-mailovou adresu. Souhlas udělujete na dobu 5 let od získání souhlasu. Kdykoliv jej také můžete odvolat, a to buďto v samotném e-mailu, který vám byl doručen, případně kontaktováním na e-mail uvedený v části D těchto informací o zpracování osobních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost před jeho udělením.
C. SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Jako správce osobních údajů určujeme výše uvedené účely, za nimiž získáváme a zpracováváme vaše osobní údaje, volíme prostředky zpracování vašich údajů a jsme odpovědní za řádné zpracování takových údajů.
Vaše osobní údaje však můžeme v průběhu jednotlivých činností zpracování sdílet také s dalšími osobami (ať už právnickými či fyzickými). Tyto další osoby se nazývají příjemci osobních údajů. Může se jednat jak o zpracovatele, tak i o další správce, se kterými jsou osobní údaje sdíleny, přičemž vždy u každého příjemce vysvětlujeme, pro jaké účely k takovému sdílení dochází:
https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000TNk2AAG&status=Active
Vedle tohoto můžeme v rámci účelu „Plnění právních povinností“ sdílet vaše osobní údaje s určitými třetími stranami v postavení správců údajů, pokud jsme k tomuto povinni na základě příslušné legislativy (zejména orgány správy, policejní orgány a soudní orgány). Stejně tak můžeme být povinni sdílet vaše údaje s osobami, které namítají, že byly poškozeny vaším jednáním.
Pokud sdílíme vaše osobní údaje se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak jen v případě, kdy je zde rozhodnutí Evropské komise, že určitá země mimo EHP zajišťuje dostatečnou úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci či zpracovatelé přijali dodatečná opatření ochrany údajů, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).
D. Vaše práva při zpracování a možnost jejich výkonu
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva uvedená v následujících odstavcích. Máte právo (i) požadovat přístup k vašim osobním údajům; (ii) odvolat váš souhlas; (iii) požadovat opravu vašich osobních údajů; (iv) požadovat výmaz vašich osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost Vašich osobních údajů; (vii) uplatnit námitku proti zpracování vašich osobních údajů; nebo (viii) uplatnit stížnost u příslušného dozorového úřadu.
Ve všech otázkách souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať už se jedná o otázku, výkon práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod. se můžete obracet na e-mailovou adresu contact@femmepalette.com.
Vaše žádost bude zpracována bez zbytečného odkladu, nanejvýše ve lhůtě 1 měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. Vždy vás samozřejmě informujeme o jakémkoli takovém prodloužení a jeho důvodu.
Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, jak je popsáno níže.
D.1. Právo na přístup
Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje či nikoli.
Pokud vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu).
Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.
D.2. Právo odvolat souhlas
Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu, a nepovede ani k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.
D.3. Právo na opravu
Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
D.4. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
Máte právo požadovat výmaz vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či nám svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
D.5. Právo na omezení zpracování
Máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
D.6. Právo na přenositelnost
Máte právo získat kopii vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu vám či vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.
D.7. Právo na námitku
Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, popř. pokud vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu.
E. Právo podat stížnost
Vedle možnosti uplatnění práv u nás také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
F. Změny těchto informací o zpracování
Tyto informace o zpracování jsou účinné od 1. 12. 2023.